¿Cómo hacer un presupuesto mensual para mi empresa? Paso a paso

Un presupuesto mensual es más que una tabla con números: es la brújula financiera de tu empresa. En especial para las pymes mexicanas, contar con un presupuesto claro puede marcar la diferencia entre mantener un negocio sano o enfrentarse a problemas de liquidez sin previo aviso.

En esta entrada te explicamos paso a paso cómo elaborar un presupuesto mensual, de manera simple, práctica y alineada a las necesidades reales de las pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es un presupuesto mensual y por qué es importante?

Un presupuesto mensual es una herramienta de planeación que proyecta los ingresos y gastos que tu empresa tendrá durante un mes. Su objetivo es ayudarte a:

• Prever si podrás cubrir todos tus compromisos.

• Tomar mejores decisiones de gasto e inversión.

• Anticiparte a meses difíciles y crear fondos de reserva.

• Detectar áreas donde puedes ahorrar o mejorar eficiencia.

  
  

Para una pyme, donde los recursos suelen ser limitados y los márgenes apretados, el presupuesto se convierte en una herramienta esencial para sobrevivir y crecer con orden.

Paso a paso: cómo hacer tu presupuesto mensual

1. Revisa tus ingresos y gastos históricos

Antes de planear el futuro, conoce tu pasado. Analiza los últimos 6 a 12 meses de ingresos y egresos. Esto te ayudará a detectar patrones, estacionalidades y gastos recurrentes. Puedes apoyarte en tus estados de cuenta bancarios, facturas emitidas y reportes contables.

2. Estima tus ingresos del próximo mes

Con base en tu historial, realiza una estimación realista de los ingresos que esperas tener. Considera si habrá promociones, aumentos de precios, nuevos clientes o temporadas bajas. Es mejor ser conservador y no sobreestimar, para evitar desequilibrios más adelante.

3. Lista y clasifica tus gastos

Clasifica todos tus gastos en dos grandes grupos:

• Gastos fijos: Aquellos que pagas cada mes sin importar tu nivel de ventas (renta, sueldos, seguros, internet, etc.).

• Gastos variables: Cambian según el nivel de actividad (insumos, comisiones, transporte, campañas publicitarias, etc.).

  
  

Incluye también los gastos ocasionales que sabes que vendrán ese mes (mantenimiento, licencias, compras grandes).

4. Define metas de ahorro o inversión

Un buen presupuesto no solo evita fugas, también te prepara para crecer. Aparta una parte de tus ingresos (aunque sea pequeña) para:

• Emergencias e imprevistos.

• Inversión en maquinaria, tecnología, equipo o capacitación.

• Nuevas oportunidades de negocio.

  
  

Asignar un porcentaje fijo para estos fines mes a mes crea disciplina financiera.

5. Documenta tu presupuesto

Elabora una hoja de cálculo en Excel, Google Sheets o un software contable sencillo. Crea filas con tus categorías de ingreso y gasto, y columnas para cada mes. Incluye una fila de “diferencia” (ingresos – gastos) para saber si terminas en positivo o negativo.

Usar una plantilla prediseñada te puede ayudar a comenzar de forma más ordenada. Guarda este archivo en la nube y compártelo con quien debe revisarlo en tu equipo.

6. Revisa y ajusta periódicamente

El presupuesto no es un documento estático. Debes revisarlo al final de cada mes para comparar lo proyectado con lo real. Si gastaste más de lo planeado o vendiste menos de lo esperado, ajusta el próximo mes.

Este seguimiento constante te permite aprender y afinar tu capacidad de planeación con el tiempo.

Consejos prácticos

• Sé conservador: Planea para lo peor y espera lo mejor. Es mejor sorprenderte positivamente que quedarte corto.

  
  

• No subestimes los “gastos hormiga”: Pequeños gastos como cafés, taxis o suscripciones pueden sumar mucho al mes.

  
  

• Involucra a tu equipo: Si cada área conoce su presupuesto y lo respeta, evitarás sorpresas desagradables.

  
  

• Deja un colchón: Asigna al menos un 5-10% de tus ingresos a un fondo de emergencia.

  
  

Errores comunes que debes evitar

• No registrar todos los gastos, sobre todo los pequeños.

• Basar tu presupuesto en suposiciones, no en datos.

• No hacer revisiones periódicas.

• No reservar dinero para imprevistos.

• Poner metas imposibles de alcanzar.

  
  

Herramientas útiles para pymes

• Excel o Google Sheets: Plantillas gratuitas de presupuesto empresarial.

• Software contable accesible: Alegra, QuickBooks, CONTPAQi, Aspel.

• SAT - Mis Cuentas: Herramienta gratuita para personas físicas con actividad empresarial.

• CONDUSEF y Banxico Contigo: Simuladores, calculadoras financieras y educación para empresas.

• INEGI y Secretaría de Economía: Indicadores útiles para entender tu sector.

  
  

Conclusión

Hacer un presupuesto mensual para tu pyme no es un lujo, es una necesidad. No se trata de limitar, sino de tomar el control. Si lo haces de forma constante, con disciplina y honestidad, verás que tus decisiones se vuelven más acertadas y tu empresa más fuerte.

En Alana Capital estamos convencidos de que las finanzas claras generan negocios sanos. Si necesitas apoyo para estructurar mejor tus procesos financieros, estamos aquí para ayudarte.

Fuentes consultadas

• Servicio de Administración Tributaria (SAT) – sat.gob.mx

• Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) – condusef.gob.mx

• Banco de México – banxico.org.mx

• Secretaría de Economía – economia.gob.mx

• CONTPAQi – contpaqi.com

• INEGI – inegi.org.mx